Qui trình hoạt động các bộ phận trong khách sạn Cửa Lò

[csvnam]

Hệ thống quảng cáo SangNhuong.com

Khách sạn cửa Lò được chia theo chức năng thành 5 bộ phận riêng biệt: phòng , các nhà hàng & quầy uống , kế toán , tiếp thị thương nghiệp và nhân sự. Các trưởng bộ phận này thông báo trực tiếp trên GM. Mỗi bộ phận được chia ra thành các tổ chuyên trách nhỏ. Việc phân nhỏ 5 bộ phận lớn biểu lộ sự chuyên môn hóa công việc cao hơn "một năm do đó nó sẽ bị lãng quên" tri thức các kỹ năng của công chức trong mỗi đơn vị nhỏ cũng sâu hơn.
A. Bộ phận phòng:
Bộ phận phòng thực hành chức năng cho thuê phòng của khách sạn. Khách đăng kí phòng phải được tiếp nhận , tình hình phòng trống , phòng có khách phải được cập nhật hằng ngày. Khách phải được đáp lại ngay qua thơ từ hoặc qua fone. Khi khách ở khách sạn , vệ sinh sạch sẽ các lĩnh vực công cộng cũng như lĩnh vực tiền sảnh phải được chắc chắn. Ví như khách có thắc mắc gì , phải được giải quyết ngay. Đây là một số chức năng quan trọng của các bộ phận phòng. Để thực hành , bộ phận phòng được chia thành một công việc chuyên sâu hơn. Trong nhiều trường hợp , các đơn vị nhỏ này cũng được xem như các bộ phận phòng ban:

- Bộ phận tiền sảnh ( Front-office ): tiếp đón khách khi khách đến khách sạn để làm thủ tục đăng kí và trả phòng. Các fone viên của khách sạn và các chức năng thông báo giao thông phục vụ khách đều nằm ở bộ phận Front-office. Công chức phụ trách hành lý của khách cũng thuộc bộ phận này.
- Tổ đặt phòng ( Reservations ): tiếp nhận khách và theo dõi chặt chịa các phòng được đăng kí trước ở khách sạn.
- Bộ phận tầng phòng: Chịu trách nhiệm lau dọn phòng ở của khách sạn và các nơi công cộng trong khách sạn.
- Bộ phận bảo vệ: phụ trách chắc chắn không có các mối nguy hiểm hoặc rủi ro cho khách.
- Bộ phận kỹ thuật: phụ trách về việc vận hành và bảo trì tất cơ sở vật chất của khách sạn , bao gồm: Điện , cơ khí , hệ thống giao thông sưởi , máy điều hòa khí trời , bơm , thực hành những tu sửa nhỏ và tu tạo trang thiết bị.
Trong bộ phận phòng thừa thãi công việc nước phụ thuộc lẫn nhau , bởi thế rất cần sự điều phối chặt chịa các hoạt động giữa các đơn vị nhỏ.
Giữa bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) và bộ phận đặt phòng khách sạn cửa lò có mối liên tưởng mật thiết. Ngày ngày tổ đặt phòng ( Reservations ) phải thông báo trước cho bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) số phòng trống để chắc chắn việc luôn cập nhật hóa số lượng phòng trong tình trạng sẵn sàng có khả năng cho thuê. Ngược lại , bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) phải cho tổ đặt phòng biết số khách tự đến thuê phòng ( họ là những người không đặt phòng trước ).
tương tự như thế , giữa bộ phận tiền sảnh ( Front-office ) và bộ phận phục vụ phòng ( Housekeeping ) cũng có những mối liên tưởng. Các thông báo về tình hình cư thất phải có hai chiều: Khi khách làm thủ tục trả phòng ( check-out ) , bộ phận tiền sảnh ( front-office ) phải thông báo cho bộ phận phục vụ phòng ( housekeeping ) để bộ phận này lau dọn phòng. Mỗi khi căn phòng được lau dọn xong , Housekeeping phải thông báo cho bộ phận tiền sảnh để họ có khả năng cho khách thuê. Đó là ví dụ về hình thái giao thiệp tương hỗ. Các mắc xích khác trong bộ phận phòng minh họa cho hình thái nước phụ thuộc liên tiếp , diễn ra khi đầu ra của một đơn vị kia.
Cũng như thế , bộ phận phòng không thể cung cấp một phòng đủ tiêu chuẩn cho khách nếu bộ phận giặt ủi không cung cấp đủ khăn sạch hoặc drap trải giường.
Một ví dụ khác liên tưởng đến sự truyền đạt cho nhau những thông báo từ bộ phận này qua bộ phận khác: Bộ phận kỹ thuật không thể nào thay thế một công tắc đèn bị hỏng trong phòng khách nếu bộ phận các tầng phòng không thông báo.
Đó là những ví dụ mối nước phụ thuộc tương hỗ và liên tiếp tồn tại giữa các đơn vị riêng lẻ trong bộ phận phòng. Để quản lý một cách hiệu quả trong trường hợp có những mối nước phụ thuộc trên , đòi hỏi kế hoạch , thủ tục , tiêu chuẩn Bắt đầu làm phải được tiêu chuẩn hóa và thời kì được quy định rỏ rành. Việc phối hợp giữa các đơn vị ấy phải luôn luôn liên tưởng trực tiếp với nhau.
B. Bộ phận nhà hàng & quầy uống:
chức năng chính của bộ phận nhà hàng & quầy uống là cung cấp thức uống và đồ uống cho các thực khách của khách sạn. Khi lữ quán chỉ có một phòng ăn thì công việc rất đơn giản.
Nhưng với một khách sạn 500 phòng thì mọi việc sẽ không đơn giản hơn nhiều. Có thể sẽ có một quầy giải khát xinh xắn bên bờ hồ bơi , một tổ phục vụ tại phòng ( chuyên phục vụ thức ăn , đồ uống tại phòng ) , một quầy rượu ở phòng đọc báo , một quầy rượu ở lĩnh vực tiền sảnh v.v… Đó là những lĩnh vực đem lại lợi tức cho bộ phận nhà hàng & quầy uống , thỉnh thoảng tổng cộng có đến 19 điểm phục vụ thức ăn và đồ uống biệt lập , không kể tổ phục vụ tại phòng! hầu như tất cả những điểm phục vụ này đều có chức năng riêng của mình trong hoạt động rộn ràng của khách sạn. Một số nơi khác , không chỉ giản đơn về chức năng phục vụ ăn uống bình thường mà còn có những chức năng phục vụ khác trong chu kỳ 24 tiếng đồng hồ. Do đó , có khả năng nói là hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống là những hoạt động vô ngần đa dạng và phong phú. Ngoại giả , đề nghị về kỹ năng trong bộ phận này cũng rất đặc biệt. Vì có nhiều phần việc có chức năng khác nhau trong bộ phận nhà hàng & quầy uống.
- Hãy bắt đầu với tổ chức “chế biến sản phẩm” hay là bộ phận “nhà bếp”. Trong khách sạn 500 phong , người đứng đầu của đơn vị này là bếp trưởng ( executive chef ) người này trong bất kể mỗi khách sạn hạng nhất nào cũng có địa vị và quyền hạn lớn. Dưới bếp trưởng là một loạt các đầu bếp phụ trách các lĩnh vực bếp khác nhau. Khách sạn càng lớn bao nhiêu thì tổ chức Bếp cũng không đơn giản bấy nhiêu.
- phục vụ khách trong nhà hàng là nhiệm vụ của bộ phận riêng biệt: Bộ phận “phục vụ bàn”. Trong khách sạn lớn , không có gì lạ hoặc đặc biệt một trợ lý Giám Đốc các nhà hàng riêng lẻ của các quầy rượu và quầy thực phẩm , quản đốc nhà hàng , các công chức “phục vụ bàn” và công chức quét dọn. Ở các khách sạn tầm vóc còn có bộ phận đặc biệt chỉ chịu trách nhiệm việc “phục vụ tại phòng”. Vì lợi nhuận đối với thức uống có cồn cao thành ra khách sạn còn thành lập một bộ phận riêng để phục vụ và bán đồ giải khát có cồn.
hồ hết hội nghị có tầm vóc và những buổi tiệc tùng , chiêu đãi v.v… thường được tổ chức tại các khách sạn có đủ loại dịch vụ.
Một hội nghị , theo đúng tiêu chuẩn , thường sử dụng các phòng họp để tổ chức chuyên đề Bao gồm và những công cụ lớn khác cho các buổi đại tiệc. Cũng có khi khách chỉ cần tổ chức những buổi tiệc nhỏ , lễ sính hoặc các cuộc họp của giới kinh dinh v.v… "một năm do đó nó sẽ bị lãng quên" , khách sạn phải sẵn sàng để phục vụ mọi đề nghị của khách.
lần cuối , việc lau chùi , vệ sinh ở bộ phận nhà hàng và quầy uống , lau rửa chén đĩa được giao cho một đơn vị làm gọi là bộ phận “quản lý các vật dụng nhà bếp”.
Về mặt tổ chức của bộ phận nhà hàng và quầy uống cấn quan hoài đến hai yếu tố:
1. Sự dị biệt về chuyên môn trong từng bộ phận nhỏ.
2. Sự nước phụ thuộc lẫn nhau của các đơn vị.
Sau đây là một số dị biệt về kỹ năng chuyên môn ở bộ phận nhà hàng và quầy uống: Tổ “quản lý vật dụng bếp” phải có kỹ năng về gác canh sắp xếp.
Kỹ năng tiếp xúc với khách rất cần thiết đối với công chức phục vụ nhà hàng.
Bộ phận phục vụ hội nghị và “tổ chức tiệc” phải biết tổ chức và biết tính toán về hiệu quả của công việc.
Quản đốc “quầy uống” phải biết kiểm tra và có trách nhiệm với công việc.
mặc dầu có sự chuyên môn hóa cao trong công việc ở các bộ phận nhỏ , nhưng phải có sự hiệp tác và phối hợp liên tiếp giữa các bộ phận này thì mới có khả năng thực hành có hiệu quả được.
Một hội nghị chiêu đãi không thể nào tổ chức được nếu không có những cố gắng của tổ phục vụ hội nghị và tổ phục vụ “chiêu đãi tiệc” cùng với Bếp , các quầy rượu và tổ “quản lý các vật dụng nhà bếp” v.v…
Cũng như bộ phận phòng , mối liên tưởng giữa các hình thái nước phụ thuộc , liên tiếp và tương hỗ tồn tại trong nhiều khâu chức năng khác nhau là rất không đơn giản trong bộ phận nhà hàng & quầy uống. Đó là một gánh nặng đối với các quản đốc và cả đối với công chức trong việc điều phối ở bộ phận này.
C. Thương nghiệp & Tiếp thị:
Bộ phận này thường nhỏ nên việc điều phối trong nội bộ dễ dàng hơn. Bộ phận này lại ít giao thiệp với hoạt động hàng ngày của các bộ phận khác. Tuy nhiên , sự phân công cho các công chức điều hành tổ tiếp thị thường dựa trên các loại khách hàng mà khách sạn đang cố gắng chào mời lôi cuốn. Các trưởng điều hành thương nghiệp thỉnh thoảng cũng được chia thành các tổ nhỏ dựa trên các vùng địa lý nhà nước. Tuy vậy , các công chức tiếp thị và thương nghiệp làm việc độc lập trong phần th? trý?ng được phân công , "một năm do đó nó sẽ bị lãng quên" ít có vấn đề trong nội bộ.
D. Nhân sự:
Bộ phận nhân sự không nước phụ thuộc khách hàng , không dính dáng gì đến kinh dinh nhưng nó đóng một vai trò quan trọng để khách sạn hoạt động có hiệu quả. Bộ phận nhân sự được chia thành ba bộ phận chức năng nhỏ hơn: khâu tuyển dụng công chức , khâu đào tạo và khâu quản lý phúc lợi. Giám đốc nhân sự được xem như chuyên gia về luật cần lao của nhà nước , có khả năng làm thuê tác cố vấn cho giám đốc các bộ phận khác về vấn đề này. Mặc dầu ba đơn vị chức năng nhỏ trên có mối liên tưởng với nhau , nhưng không có vấn đề nan giải trong các hình thái nước phụ thuộc dây chuyền. Khó khăn của bộ phận nhân sự phát sinh khi nó tác động vào các bộ phận khác trong khách sạn.
chả hạn mặc dầu bộ phận nhân sự tuyển dụng , phỏng vấn và gạn lọc các công chức có triển vọng , nhưng quyết định thuê công chức lại nằm trong các bộ phận tiếp nhận. Cũng giống như vậy quyết định thăng cấp hoặc kỷ luật , sự đóng góp của bộ phận nhân sự chỉ được Phạm vi trong phạm vi cố vấn hoặc diễn giải các vấn đề mang tính pháp lý. Hiệu quả của bộ phận nhân sự tùy thuộc phần nhiều vào khả năng của Giám đốc các bộ phận khác.
E. Bộ phận kế toán:
bộ phận kế toán thực hành hai chức năng “Cố vấn” và “Điều hành” trực tiếp. Vai trò truyền thống của bộ phận kế toán biên chép lại các giao thiệp về tài chính , Dự bị và diễn giải các bản thông báo định kỳ về các kết quả hoạt động Đạt tới. Nhiệm vụ luôn luôn bao gồm việc chuẩn bảng lương , kế toán thu và kế toán chi. Chức năng này là nhiệm vụ của người trưởng phụ tá kiểm tra tài chánh. Ngoại giả bộ phận kế toán còn có chức năng liên tưởng đến các chuye khác của khách sạn: Đó là kế toán giá thành và kiểm tra các phí tổn của tất hoạt động trong khách sạn. Thực tiễn , công việc này là của bộ phận kiểm tra phí tổn & giá thành hơn là bộ phận kế toán. Hai lĩnh vực mà bộ phận nhà hàng & quầy uống.
Tổ thu ngân ( cashier ) ở bộ phận tiền sảnh ( front-office ) của bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chịa tất cả việc thu tiền , tính tiền vào trương mục của khách. Ngày ngày công chức kiểm toán ca đêm phải kiểm tra , vào sổ tất cả các hóa đơn xài & mua hàng của khách ở bộ phận khác nhau của khách sạn. Mặc dầu những công chức này làm việc tại bàn tiếp tân nhưng nhiệm vụ là thâu ngân bằng cách tiếp xúc với khách hàng để thu tiền , vì họ là công chức của bộ phận kế toán nên phải thông báo sự vụ lên người trợ lý kiểm tra các quầy thu.
Bộ phận kế toán cũng có mối giao thiệp với các hoạt động của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Địa ngục kiểm tra giá và thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống đều làm việc trong bộ phận kế toán , họ theo dõi các doanh số lẫn phí tổn của bộ phận nhà hàng & quầy uống. Thâu ngân của bộ phận nhà hàng & quầy uống thông báo lên người trợ lý kiểm tra các quầy thu. Rà soát viên giá thành trong bộ phận nhà hàng & quầy uống là rõ ràng tính chuẩn xác và hợp lý của tất cả các khoảng doanh số từ nhà hàng & quầy uống. Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm theo dõi chặt chịa và viết thông báo hàng ngày các khoảng phí tổn về thực phẩm và thức ăn được sử dụng. Trong nhiều trường hợp , bộ phận kế toán cũng chịu trách nhiệm thiết kế hệ thống giao thông kiểm tra và Xếp đặt khắp khách sạn cửa lò.
Qua trình bày trên , bộ phận kế toán chỉ là một đơn vị bị động được gắn liền với việc cất giữ tài liệu kế toán hàng ngày. Thật ra nó gắn liền hoạt động với hai bộ phận phòng và nhà hàng & quầy uống. Ngoại giả , bộ phận kế toán còn có trách nhiệm đối với hệ thống giao thông thông báo quản lý trong toàn khách sạn.
Hai điểm cuối về trách nhiệm của kế toán cần được nêu là:
- Bộ phận kế toán đảm đương việc ngày công và thông báo hồ hết các bản report tài chính và hoạt động doanh số của khách sạn. Qua chức năng này , nó đóng một vai trò tư vấn quan trọng cho toàn khách sạn bằng cách cung cấp các dữ kiện cho việc đưa ra các quyết định Dự bị ngân sách.
Khách sạn cửa lò